Ga naar hoofdinhoud
Versie: Volgende 🚧

Taken

De module Taken helpt gebruikers bij het aanmaken, organiseren, toewijzen en volgen van individuele of alle werkitems binnen de Time Management-applicatie.

Taken zijn de kernwerkunits van de applicatie en kunnen worden gekoppeld aan projecten, toegewezen personen, fasen, prioriteiten en geplande schema's.

Met deze module kunnen gebruikers:

  • Dagelijkse werkitems aanmaken en beheren.
  • Verantwoordelijkheden toewijzen aan teamleden.
  • Deadlines en achterstallige taken bijhouden.
  • Taken organiseren op fase en prioriteit.
  • De werkdruk efficiënt monitoren en de productiviteit verbeteren.

Toegang tot de Taken-module​

Om de sectie Taken te openen:

  1. Klik op het Kebab Menu icoon in de linkerbovenhoek.
  2. Selecteer Alle Taken in de zijbalknavigatie.

Het Takenscherm wordt geopend en toont alle beschikbare taken.

Overzicht van het Takenscherm​

Het Takenscherm is verdeeld in twee hoofdsecties:

  1. Paneel Takenoverzicht
  2. Paneel Takendetails of pagina voor nieuwe taak aanmaken

Paneel Takenoverzicht​

Elke taakkaart biedt een snelle samenvatting, waaronder: Taaknaam, Gerelateerde Projectnaam, Taakfase, Prioriteitsindicator, Geplande Uren, Startdatum, Einddatum en Achterstallige Status.

Voorbeeld van Taakfasen: Analyse, Ontwerp, Ontwikkeling, Testen, Voltooid.

Achterstallig-indicator: Als een taak de geplande einddatum overschrijdt en niet is voltooid, geeft het systeem een rood Achterstallig (Overdue) label weer.

Datumtabbladen: Taken kunnen worden gefilterd met behulp van snelle datumcategorieën (Vandaag, Deze Week, Deze Maand, Later, Voltooid, Alles).

Paneel Takendetails​

Om een nieuwe taak aan te maken, klikt u op het + icoon om het invoerformulier voor een nieuwe taak te openen. Om de taakdetails van een reeds aangemaakte taak te bekijken, klikt u op de betreffende taak om gedetailleerde informatie weer te geven.

Gebruikers kunnen nieuwe taken aanmaken, bestaande taken bewerken, gebruikers toewijzen, prioriteiten instellen, fasen definiëren, beschrijvingen toevoegen, datums configureren en bijlagen uploaden.

Een Nieuwe Taak Aanmaken​

Om een taak aan te maken:

  1. Open de module Alle Taken.
  2. Klik op het Toevoegen-icoon in de rechterbovenhoek.
  3. Vul de vereiste taakdetails in.
  4. Klik op de Opslaan-knop.

Velden voor het Aanmaken van een Taak​

  • Account: Bepaalt de verbonden account/omgeving.
  • Project & Subproject: Koppelt de taak aan specifieke operationele projecten.
  • Hoofdtaak (Parent Task): Wordt gebruikt om subtaken onder een grotere taak aan te maken om de workflow te verbeteren.
  • Toegewezen aan (Assignees): Bepaalt de verantwoordelijke gebruikers. U kunt meerdere gebruikers uit de lijst selecteren en het kruisje gebruiken om de selectie ongedaan te maken.
  • Taaknaam: De primaire, beschrijvende titel van het werkitem.
  • Prioriteit: Belangrijkheidsniveau weergegeven door een sterrenbeoordelingssysteem
  • Beginfase (Initial Stage): Huidige workflowfase (Analyse, Ontwerp, enz.).
  • Beschrijving: Gedetailleerde informatie, doelstellingen en omvang van het werk.
  • Geplande Uren: Geschatte benodigde tijd (bijv. 01:00 = 1 uur).

Sectie Geplande Datums​

  • Datumbereik: Snelle planningsvoorinstellingen (Vandaag, Deze Week, Aangepast Bereik).
  • Start- & Einddatum: Geselecteerd via de datumkiezer (date picker) voor planning en het bijhouden van deadlines.
  • Deadline Sectie: Definieer een definitieve verwachte voltooiingsdatum om urgent werk te prioriteren.

Sectie Bijlagen​

Upload bestanden om taakgerelateerde bronnen te centraliseren en de samenwerking te verbeteren.

Taakdetails Bekijken en Bewerken​

Het selecteren van een taak uit het overzicht toont de volledige informatie (status, toegewezen personen, geplande uren, prioriteit, bijlagen).

Om een bestaande taak te bewerken:

  1. Selecteer de taak uit de takenlijst en klik op het bewerken-icoon (of veeg de taak naar links en klik op het bewerken-icoon).
  2. Werk de vereiste velden bij.
  3. Klik op de Opslaan-knop.

Beheer van Taakfasen​

Taken doorlopen fasen (Analyse, Ontwerp, Ontwikkeling, Testen, Voltooid) om de workflowtracering en voortgangsbewaking te verbeteren.

Taken Zoeken en Filteren​

  • Zoeken: Klik op het Zoekicoon en voer de Taaknaam in om taken direct te vinden.
  • Filteren op Toegewezen Persoon: Helpt managers bij het beoordelen van de werkdruk van het team.
    1. Klik op het Toegewezen Persoon Filter-icoon (Assignee Filter Icon) in de bovenste balk.
    2. De pop-up "Filteren op Toegewezen Personen" verschijnt (standaard is de ingelogde gebruiker geselecteerd).
    3. Selecteer beschikbare gebruikers met behulp van het selectievakje (er kunnen er meerdere worden geselecteerd) en klik op Filter Toepassen.

Taakstatus Indicatoren​

Visuele indicatoren zijn onder andere:

  • Rode Achterstallig Tekst: Deadline van de taak is overschreden.
  • Sterrenbeoordeling: Prioriteitsniveau van de taak.
  • Faselabel: Huidige workflowfase.
  • Geplande Uren: Geschatte inspanning.

Zwevende Actieknop (FAB - Floating Action Button)​

Bevindt zich in de rechterbenedenhoek van het Takenoverzichtsscherm en biedt snelle toegang om taken aan te maken. Klik op de FAB, selecteer Taak, vul de informatie in en klik op Opslaan.

Taak Veegacties (Swipe Actions)​

Veegbewegingen maken snel beheer direct vanuit de lijst mogelijk.

Veeg naar Rechts Acties (Opnieuw Plannen & Verwijderen)​

  • Opnieuw Plannen-icoon: Wijzig snel geplande datums met behulp van snelkoppelingen (Morgen, Volgende Week, Volgende Maand) of definieer een Aangepast Datumbereik.
  • Verwijderen-icoon: Verwijdert de geselecterde taak uit het systeem.

Veeg naar Links Acties (Bekijken, Bewerken, Starten & Pauzeren)​

  • Bekijken: Opent gedetailleerde taakinformatie.
  • Bewerken: Opent het scherm voor het bewerken van de taak.
  • Starten: Start de taaktimer automatisch, wat mogelijk een urenstaat-item (timesheet) aanmaakt.
  • Pauzeren: Stopt of pauzeert de lopende taaktimer om onjuiste registratie te voorkomen.